Функциональные возможности системы OPTiMA-WorkFlow  

• Полнофункциональная маршрутизация и средства описания сценариев движения документов.

В первую очередь — это графический редактор, CASE-подобный инструмент, для формирования технологических маршрутных схем — описаний процессов движения документов и технологических операций на этапах работы с ними. Он является инструментом для создания моделей, стандартизации и оптимизации всех регулярно выполняющихся процессов обработки типовых документов. Однажды созданная схема становится основой для автоматизации и управления выполнением цепочки взаимоувязанных работ различными исполнителями.

• Контроль соблюдения требований технологии работы с документами

Имеются развитые возможности для сопоставления нормативных и фактических характеристик выполнения работ на конкретном технологическом этапе. На базе результатов такого сопоставления осуществляется контроль над ходом выполнения процессов и определяется вся необходимая для принятия управляющих воздействий информация.

• Контроль исполнения поручений

Кроме механизма контроля выполнения работ над документом система имеет мощные функции по обеспечению контроля исполнения поручений. Эта функция реализована на базе создания специализированного вида документа — «документ на контроле», который помещается на «доску объявлений». Эти документы доступны исполнителям только в той части, в которой эти исполнители упоминаются. Исполнители могут не только ознакомиться с содержанием подлежащего исполнению поручения, но и непосредственно в документ внести сведения о ходе исполнения, обращения к контролеру, отметить факт выполнения и т.д. Все это происходит в одном экземпляре документа, который таким образом не тиражируется и не рассылается в адрес всех упомянутых в документе контролеров, ответственных исполнителей и соисполнителей. В модуль работы с таким документом встроены механизмы рассылки уведомлений о постановке на контроль и напоминаний об истечении сроков исполнения, сбора статистики о ходе исполнения и состоянии исполнительской дисциплины. Эти механизмы полностью интегрированы с современными настольными приложениями пользователей MS Outlook и MS Project.

• Динамическая модификация формы и содержания учетных данных и процедуры регистрации

Система не предлагает какой-либо одной стандартной процедуры обработки документа или стандартного метода его регистрации, а предоставляет пользователям механизмы настройки. Это позволяет оперативно отслеживать изменения методологии и стандартов ведения делопроизводства, подстраиваться под специфику любого нового типа документов, динамически наращивать нормативно-справочные данные, оптимизировать процедуры документооборота, наращивать список категорий и типов документов, вовлеченных в документооборот.

• Полноценный механизм контроля версий

Система имеет полноценный механизм контроля версий документа, работа которого определяется требованиями заказчика. Этот механизм, в частности, позволяет системе обеспечить возможность формирования «хронологического дерева» событий в истории обработки документа с учетом всех его перемещений, возвратов на доработку, вхождений в качестве составной части в другие документы и т.д. Благодаря поддержке механизма контроля версий есть возможность однозначно определить кто, когда, на каком технологическом этапе, на каком рабочем месте произвел то или иное изменение в документе.

• Создание любых форм отчетности и полное присоединение разработанных макетов отчета к системе

При помощи пакета Seagate Crystal Report возможно создание различных форм отчётности. Макет отчета может добавляться к системной библиотеке отчетов. На него устанавливаются права на использование конкретными пользователями. Выполнение отчета может быть инициировано непосредственно с автоматизированного рабочего места. Возможна параметрическая настройка правил формирования отчета.

• Работа с любыми электронными объектами

Обилие разнообразных средств представления данных в электронном виде открывает широкий спектр дополнительных возможностей. Разработчики OPTiMA-WorkFlow максимально расширили смысл понятия «документ» — документом может быть текстовый файл, таблица, изображение, прочитанное сканером, факс и даже звук, например, голосовое распоряжение.

• Работа в распределённых корпоративных сетях

Поскольку хранение объектов обработки организовано в системе на базе использования современного почтового сервера MS Exchange, то процесс обработки документов является единым и «прозрачным» для всех пользователей системы, независимо от территориального расположения рабочих станций, серверов, степени их удаленности и используемых видов связи. Для совместной, многоэтапной, обработки документов многими исполнителями, находящимися на разных территориях не требуется их постоянного присутствия или прямого общения — система сама позаботится о том, чтобы каждый вовремя выполнил свою работу.

• Индивидуальная настройка интерфейса рабочего места пользователя

Интерфейс и функции рабочего места пользователя могут быть легко настроены в соответствие с требованиями к конкретному рабочему месту и конкретным должностным обязанностям пользователя системы документооборота.