Электронный документооборот — избавление от горы бумаг на Вашем столе!

Представляем Автоматизированную систему управления потоками работ и организации конфиденциального документооборота OPTiMA-WorkFlow (www.optima-workflow.ru).
OPTiMA-WorkFlow является разработкой московской компании Оптима (www.optima.ru). Программный продукт применяется для создания полнофункциональной системы электронного документооборота в организации.

Назначение системы

Система OPTIMA-WorkFlow предназначена для управления процессами создания, обработки, тиражирования, хранения документов и иных информационных объектов, а также для организации и автоматизированного выполнения основных процедур современного делопроизводства.

Основная концепция автоматизации документооборота, примененная в системе OPTIMA-WorkFlow, состоит в том, что управлению и планированию подлежат, в первую очередь, технологические процессы (потоки работ) в ходе которых создаются и обрабатываются документы. Это позволяет рассматривать автоматизацию как эффективное средство выполнения предприятием или организацией своей основной функции — производственной и управленческой деятельности. Система передает документ от исполнителя к исполнителю, как «эстафету», перекладывая его с одного «виртуального» рабочего стола на другой, сохраняя все версии документа с принятыми резолюциями и регистрируя все этапы движения документа.

Система позволяет описать правила, регламенты обработки и исполнения документов, и обеспечивать сквозной контроль фактических результатов, выявляя отклонения от графика работы с документом и прогнозируя дальнейший ход событий.

Применение системы

Система применяется для автоматизации полного цикла обработки потоков документов в любых организациях: органах государственной и местной власти, министерствах, ведомствах, банках, предприятиях энергетики и нефтегазовой отрасли. Наиболее часто используется для следующих задач:
• Регистрация и контроль исполнения входящих документов, учет исходящих документов
• Автоматизация обработки обращений и ведения личного приема граждан
• Обработка и контроль исполнения нормативных и распорядительных документов
• Подготовка, согласование, регистрация и публикация законодательных актов и постановлений
• Согласование, учет и контроль соблюдения договорных обязательств
• Любые внутренние документы: служебные записки, различные заявки и запросы
• Автоматизация сканирования, распознавания и регистрации бумажных документов…

Основные достоинства системы

• Полнофункциональная маршрутизация и визуальные средства описания сценариев движения документов.
• Заочное голосование по вопросам и совместная работа над документами
• Электронно-цифровая подпись и шифрование документов сертифицированными средствами.
• Контроль выполнения работ и контроль исполнения поручений.
• Динамическая модификация визуальными средствами формы и содержания учетных данных и процедуры регистрации.
• Полноценный механизм контроля версий.
• Создание любых форм отчетности и «полное присоединение» разработанного макета отчета к системе.
• Работа в распределенных корпоративных сетях, удаленный доступ мобильных пользователей через Web интерфейс.
• Интерфейс и функции рабочего места пользователя могут быть настроены в соответствии с должностными обязанностями, правами и функциональной ролью пользователя в системе.